Seguridad en la organización de eventos

El 2020 quedará grabado en nuestras memorias como el año en el que vivimos una de las mayores pandemias sanitarias a nivel mundial y, por ende, a nivel económico.

Algunos expertos apuntan que hasta dentro de dos años no veremos la luz; algunos sectores se han visto duramente afectados por esta crisis sanitaria, otros están luchando por mantenerse y lo más afortunados están sobreviviendo.

Siempre he visto la Organización de Eventos como una herramienta de marketing y de venta, ¿por qué no seguir haciéndolo, pero de manera segura?

Hace pocos años los eventos online empezaron a tener cabida en nuestra vida y durante esta pandemia hemos visto conferencias, congresos, cursos, conciertos a través de nuestras pantallas.

No obstante, los eventos off line no deben desaparecer.

Muchas empresas han adaptado su modelo de trabajo a la nueva normativa sanitaria por el Covid-19. La seguridad es lo más importante a la hora de ofertar un servicio. En nuestro sector, afortunadamente, la seguridad era prioritaria a la hora de la planificación del acto, dentro de los presupuestos ya existían partidas dedicadas a ello, es posible que las medidas actuales encarezcan el evento, y, no nos engañemos, la organización de eventos busca una rentabilidad, ya sea económica, captación de clientes, fidelización de marca, imagen de marca…pero..¿una apuesta “segura” no es una apuesta ganadora?

En la fase de planificación se define el mensaje del evento, es uno de los puntos claves (aparte de la naturaleza, objetivos, tipo de acto…), deberemos incluir la Seguridad en el mensaje del evento.

En esta misma fase, deberemos incluir un Plan de Actuación para cualquier caso sospechoso en el que deberemos evacuar y tener una “sala de aislamiento” para que reciba atención sanitaria.

El Ministerio de Sanidad ha elaborado un protocolo, con una serie de medidas para reducir el riesgo en la transmisión del Covid-19 en eventos, el resto, como siempre en temas de protocolo, dependerá del sentido común.

Algunas de las recomendaciones del Ministerio de Sanidad son las siguientes:

– Respecto a los asistentes:

• Capacidad (deberemos reducir la capacidad de los asistentes para poder cumplir con las medidas de seguridad).
• Datos personales (afortunadamente tenemos herramientas para recabar esa base de datos, como por ejemplo, en los enlaces de inscripción, hasta se podría añadir si ese asistente ha pasado o no el Covid-19, al igual que se preguntan por alergias alimenticias en el caso de que el evento esté relacionado con la comida).
• Interacción: distancia interpersonal a 1,5 metros, no compartir objetos, mascarillas durante todo el acto (antes se recomendaba cuando no se aseguraba la distancia interpersonal de 1,5 metros , ahora se recomienda durante todo el acto ;en los eventos en los que dentro del programa exista una comida, cocktail…los asistentes deberán quitarse la mascarilla a la hora de ingerir la bebida o comida única y exclusivamente).
• Lugar: el tamaño del lugar siempre ha sido importante junto con la accesibilidad, en los eventos multitudinarios las salidas de emergencia, acceso al sistema de salud, actualmente se recomienda hacerlo al aire libre y si el desarrollo es en el interior el control de aforo debe ser más estricto.

En las zonas donde la distancia social sea más complicada, se recomienda el uso de barreras o mamparas para controlar la separación entre los asistentes.

El refuerzo de limpieza y desinfección del espacio es prioritario, al igual que el control de acceso y salida, que tendrá que ser de manera escalonada.

Tendremos dotaciones de gel hidroalcohólico e incluso mascarillas (¿con el logo del evento?).

• Servicios de restauración: gestionar las medidas específicas para este sector, cada asistente tendrá su propio plato o cubierto, y en los caterings cada “porción” será individual, el personal tendrá que incluir en su uniforme mascarillas y guantes para su seguridad.
• Como organizadores debemos establecer todas estas recomendaciones (y más que están por venir); pero queremos que los eventos no “mueran” sino que sean una “herramienta segura”, necesitamos mucho esfuerzo por parte de todos los que entran dentro del sector.
• Podemos plantear alternativas, al asistente que anule su asistencia por contagio o cuarentena, plantear la posibilidad de que siga el evento online o a través de alguna de las plataformas para ello.
• Una vez terminado el evento, a la semana o diez días propondría hacer una llamada de control por si hay algún caso sospechoso de Covid-19, avisar al resto de asistentes.

Hay diferentes tipos de eventos, corporativos, culturales, deportivos, que se desarrollan de manera diferente, congresos, ferias, exposiciones, conciertos, tendremos que ser muy puntillosos en la fase previa y durante el evento e incidir en la seguridad del mismo y transmitirlo como mensaje.

Siempre nos queda confiar en el sentido común.

Contacto:

Beatriz Romero Urbano

Email: beatrizromerourbano@gmail.com