Cómo planificar un evento

Cuando tomamos la decisión de realizar un evento, las preguntas nos abruman la mente de repente: ¿Por dónde empiezo? ¿Tendrá éxito? ¿Dónde lo hago? ¿Y si llueve? ¿A quién pido ayuda?…

Sabemos que no es tarea fácil, y menos sin una base asentada en la que apoyarse, pero como todo, hay libros y trucos que consiguen hacer de una tarea abrumadora, algo más sencillo y llevadero, solo se necesita tiempo, paciencia y ganas.

El primer paso para que tu evento sea increíble, es limitar al máximo tu objetivo. En algunas ocasiones es muy sencillo como el objetivo de celebrar el cumple de tu hija. Pero en otras ocasiones es algo más complejo, como educar a tu comunidad sobre un tema concreto o motivar a tus contribuyentes a donar.

Unido al punto anterior, necesitamos marcar una meta. Esto no significa saber cuánta gente queremos que acuda o que sea un evento increíble. Definir un evento es marcar exactamente lo que quieres lograr: Una recaudación de 2000€, que todo el mundo esté entusiasmado, que esté enfocado en los gustos de tu hija…

Otro gran aliado para los eventos es tener un gran apoyo. Esto es vital en cualquier ámbito de la vida, y a la hora de realizar un evento, es importante que el equipo que tu acompañante sea de confianza, trabajador y profesional. La ayuda de familiares y amigos siempre es fundamental, sin embargo hay tareas que deben ser llevadas a cabo por un profesional como la preparación del presupuesto, el diseño de carteles e invitaciones, la limpieza…

Por desgracia, un evento no nace de la nada…necesitas una inversión. Calcular un presupuesto muy definido, donde se anticipen posibles gastos extras e improviso, te ayudará a fijar una cantidad de dinero realista y no derrochar nada.

No nos podemos olvidar de una de las decisiones más importantes, detallar el lugar y la hora adecuados. Para esto se debe tener en cuenta la disponibilidad del establecimiento, el aforo, si hay aparcamientos , en el caso de que necesites pantallas o algún equipo saber si ese es compatible con el lugar… Cualquier circunstancia que pueda ocurrir o cualquier materia que sea necesario ese día, debe tenerse en cuenta a la hora de elegir el lugar adecuado, ya que esto evitará que el día del evento ocurran imprevistos.

Para lograr crear expectativas y despertar el interés en tu público, debemos informar y promocionar el evento.  Difunde carteles, anuncios, menciona al invitado de honor, crea un eslogan… usa las herramientas de marketing que consideres relevantes para elevar el prestigio de tu evento.

Organízate. Parece evidente pero es digno de mencionar, si quieres triunfar y no volverte loco. Crea una lista de actividades, otra de ideas, un timing, lista de presupuestos…. cuantas más cosas estén apuntadas y organizadas, menos posibilidades de que algo se te olvide o no se tenga en cuenta algún detalle. Elabora las listas bien organizadas y con cuidado.

Alíate con tu cronograma. Nuestro querido cronograma será tu mejor amigo para ese día. Tener una agenda detallada con las horas de llegada, la hora de los espectáculos… facilitará que tu evento fluya lo mejor posible.

Y por último, pero no menos importante, disfruta. Para un momento y mira lo que has conseguido, ríete con tu invitados, baila, come… pasártelo bien en tu evento es el mejor medidor de éxito que existe.

Un evento es la excusa perfecta para reunir a tus amigos, familia, sorprender a tu pareja o emprender tu negocio. Si quieres tiempo de calidad y crear momentos inolvidables, un evento es lo que estás buscando.

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